Can you DIG it? Aanbevelingen ter verbetering van document- en informatiemanagement op de Data Integratie Groep afdeling

Kalma, Lydia (2010) Can you DIG it? Aanbevelingen ter verbetering van document- en informatiemanagement op de Data Integratie Groep afdeling. thesis, Other studies (UMCG).

Text Scriptie_Lydia_Kalma.pdf Download (1MB)

Abstract

Achtergrond Na acht jaar actief te zijn binnen het UMCG is het voor de medewerkers van de Data Integratie Groep (DIG) binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) steeds moeilijker geworden om informatie te vinden, om snel informatie te leveren aan derden en om informatie actueel te houden. De DIG medewerkers hebben zelf enige pogingen ondernomen om structuur aan te brengen in de documentatie die zij opslaan, maar dit is tot nu toe niet gelukt. Dit komt door tijdgebrek en door het vasthouden aan de huidige werkwijze. Dit adviesrapport zal aanbevelingen bieden over het toegankelijker maken van de documentatie van de DIG afdeling. De volgende centrale vraag wordt in het adviesrapport beantwoord. ‚Met welke aanpak kan de Data Integratie Groep het beste het documentatieprobleem verhelpen?‛ Onderzoek en methoden Verschillende onderzoeksmethoden worden gebruikt om de centrale vraag te kunnen beantwoorden. Kwalitatief onderzoek: Interviews medewerkers Intern onderzoek: analyse van de huidige en gewenste situatie Extern onderzoek: onderzoek onder zorginstellingen en andere bedrijven over hoe zij documenten opslaan Marktonderzoek: onderzoek naar een oplossing Literatuuronderzoek Conclusies De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn hieronder genoemd. Huidige situatie Uit het onderzoek naar de huidige situatie zijn de volgende conclusies te trekken. De DIG medewerkers slaan veel bestanden op. Omdat veel bestanden worden opgeslagen ondervinden zij een aantal problemen. Bestanden zijn niet op één locatie opgeslagen, zodat de medewerkers op verschillende plekken moeten zoeken. Vaak is niet duidelijk of informatie actueel is. Veel documentatie is op de netwerkschijf opgeslagen, maar een beperkt aantal bestanden wordt veel gebruikt. Oude bestanden worden vrijwel niet verwijderd. Veel bestanden worden nauwelijks gebruikt. Medewerkers worden niet aangestuurd om documenten bij te houden. Er is geen standaard manier om documenten op te slaan. Extern onderzoek De volgende conclusies zijn uit het extern onderzoek te halen. Binnen veel zorginstellingen is nog geen afdeling actief dat zich bezig houdt met data integratie. Het Erasmus MC kampt met dezelfde problemen als de DIG afdeling, maar zij hebben het geaccepteerd. Het data integratie team maakt gebruikt van een netwerkschijf en een documentmanagement systeem (DKS) om bestanden op te slaan. Het AMC maakt gebruik van systemen van Atlassian: Confluence en Jira om projecten te beheersen. Tevens maken zij gebruik van een netwerkschijf. Het AMC heeft net als de DIG problemen met versiebeheer op documenten die op de netwerkschijf staan. De SharePoint omgeving van Noordhoff Uitgevers is een succesvolle omgeving. Dit door onder andere het open karakter van de omgeving en de vrijheid die de medewerkers hebben gekregen om er mee te werken. De gemeente Groningen maakt gebruik van documentmanagement systeem eDOCS. Daarnaast hebben medewerkers toegang tot een netwerkschijf en hebben veel medewerkers een eigen papieren archief. Ook de gemeente Groningen heeft moeilijkheden op het gebied van document -en informatiemanagement. Kortom veel organisaties hebben problemen op het gebied van document- en informatiemanagement. Marktonderzoek Tijdens de uitvoering van het marktonderzoek moest rekening worden gehouden met een aantal randvoorwaarden: budget, wensen medewerkers en ICT beleid. Binnen het UMCG zijn systemen aanwezig die mogelijk het probleem van de DIG medewerkers kunnen oplossen. Deze systemen zijn SharePoint 2007 en CORSA Documentmanagement. Op de markt zijn vele oplossingen te vinden. Het systeem SharePoint 2010 springt er uit. Het heeft vele goede veranderingen doorgaan ten opzichte van SharePoint 2006. Vooral op het gebied van documentmanagement. De keuze om SharePoint 2007 met CORSA Documentmanagement of SharePoint 2010 te implementeren is een goede oplossing om veel van de problemen van de DIG medewerkers te verhelpen. Tevens is het UMCG beleid om aangeschafte systemen breed in te zetten en niet opnieuw een nieuw systeem voor hetzelfde probleem aan te schaffen. SharePoint en CORSA voldoen niet aan alle wensen van de DIG medewerkers. Men moet bekijken hoe belangrijk deze overige wensen zijn. Eventueel moet kan men een eigen tool ontwikkelen. Aanbevelingen Om de documentatie van de DIG afdeling toegankelijker te maken wordt het volgende aanbevolen. Medewerkers bewust maken van documentatie die zij opslaan Optimaliseren van de documentatie. Nauwelijks gebruikte bestanden archiveren of verwijderen. Duplicaten verwijderen. Logische namen aan documenten en mappen geven. Invoeren van een documentmanagement systeem. SharePoint 2007 koppelen met CORSA Document-management is een goede manier om documenten en informatie te managen. Ook SharePoint 2010 is een goede keuze. Eigen tool ontwikkelen. SharePoint en CORSA voldoen niet aan alle wensen van de DIG medewerkers. Bekijk of er een tool moet komen om aan alle wensen te kunnen voldoen. Vervolgonderzoek De volgende vervolgonderzoeken moet men starten om tot een verbetering te komen van de documentatie. Onderzoek naar oorzaken. Hoe ontstond de situatie dat medewerkers moeilijk de juiste informatie vinden en waarom liepen eerdere pogingen tot verbeteringen mis. Dit is belangrijk om deze drempels in de toekomst te verhelpen. Onderzoek naar optimaliseren van documentatie. In het onderzoek moet o.a. aan bod komen: welke bestanden archiveren of verwijderen, welke bestanden zijn relevant voor de DIG afdeling, hoe bestanden noemen om ze gemakkelijk terug te vinden. Onderzoek naar SharePoint en CORSA. Er moet een verdere inventarisatie komen over hoe de DIG medewerkers beter kunnen werken met SharePoint en CORSA. Tevens moet men kijken naar hoe het werkproces van de DIG medewerkers gaat veranderen door het inzetten van de systemen. Onderzoek eigen tool. Er moet een uitgebreider onderzoek komen naar een eigen tool voor de DIG medewerkers die hen in staat stelt om o.a. overzichten te creëren en versiebeheer op koppelingen toe te passen. Noodzakelijk om voor de tool een functioneel te ontwerpen.

Item Type:	Thesis (Thesis)
Supervisor name:	Homan, A. and Jong, S. de and Evers, L.
Supervisor name:	Schipper, J.D. and Sennekool, J.H.
Faculty:	Hanze University Groningen
Institute:	Instituut voor Communicatie & Media
Keywords:	Documentontsluiting, Informatiemanagement
Date Deposited:	25 Jun 2020 10:41
Last Modified:	25 Jun 2020 10:41
URI:	https://umcg.studenttheses.ub.rug.nl/id/eprint/251

Actions (login required)

View Item