Het organiseren van de ontsluiting van scripties in het UMCG : Onderzoek naar een organisatievorm voor het toegankelijk maken van de scripties die in het UMCG tot stand komen.

Scholing, G.J. (2009) Het organiseren van de ontsluiting van scripties in het UMCG : Onderzoek naar een organisatievorm voor het toegankelijk maken van de scripties die in het UMCG tot stand komen. thesis, Other studies (UMCG).

Text Scholing2009scriptievierkant.pdf Download (896kB)

Abstract

Uit eerder onderzoek van stagiair Simon Brandenburgh, student Informatie Dienstverlening & Management van de Hanzehogeschool, bleek dat de scripties die geschreven worden in het UMCG, voornamelijk in boekenkasten en lades belanden. Hiermee verdwijnt er een hoop potentiële kennis voor werknemers en afdelingen, die hadden kunnen profiteren van deze kennis. Het is ook gebleken dat er soms hetzelfde onderzoek plaatsvindt op meerdere locaties in het UMCG, wat natuurlijk verspilde tijd, moeite en soms ook geld is. Simon Brandenburgh gaf als advies om een centraal beleid op te stellen voor scripties, zodat de scripties voor iedereen toegankelijk zijn en er zo optimaal geprofiteerd kan worden van de kennis. Mijn onderzoek vloeit voort uit het eerdere onderzoek van Simon Brandenburgh. De opdracht was om een advies te geven aan het UMCG over hoe een organisatie eruit ziet die scripties ontsluit, d.w.z. de informatie die in scripties staat, toegankelijk te maken,voor belanghebbenden van scripties van het UMCG. Er is begonnen met een analyse hoe studenten precies in het ziekenhuisdeel van het UMCG binnenkomen en hoe zij aan hun stageplek komen.Er zijn feitelijk twee typen scripties, met een bewaarplicht en zonder bewaarplicht. De scripties met bewaarplicht zijn van de faculteit der Medische Wetenschappen (FMW) en worden opgeslagen in de centrale medische bibliotheek (CMB). De scripties van alle andere studies hebben geen bewaarplicht en vallen onder de verantwoording van de stageafdeling. Deze scripties worden opgeslagen in boekenkasten en bureaulades. De scripties van de Faculteit der Medische Wetenschappen moeten worden ingeleverd bij de faculteit. De faculteit beoordeelt de scripties en levert de scripties in bij de CMB. Wanneer de student de scriptie niet inlevert, kan de student ook geen cijfer krijgen en bijvoorbeeld niet afstuderen. Vervolgens is onderzocht welke mogelijkheden er zijn om scripties op te slaan. Daarvoor zijn de Universiteitsbibliotheek (UB), informatiecollectie specialisten van de faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) en de Hanzemediatheek benaderd, voor een vergelijkend onderzoek. Het UMCG kan namelijk profiteren door het kunstje af te kijken van al lopende scriptiedatabases en zo beginnersfouten voorkomen. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat er veel informatie af te schermen was, indien gewenst. Ook werd er aangeraden goede afspraken te maken rondom openbaarmaking, zodat de student, opdrachtgever en begeleider er zich goed van bewust zijn wat er met zijn scriptie gaat gebeuren. Hierna zijn medewerkers van elf afdelingen binnen het UMCG geïnterviewd. Hieronder vielen de top-10 stageafdelingen, samen met nog twee afdelingen die relatief weinig stagiairs per jaar krijgen. Al deze afdelingen waren positief over ontsluiting van haar scripties en gaven toe dat er wel geprofiteerd kan worden van elkaars kennis. Er waren voor afdelingen nog een aantal zaken waarop gelet moest worden, met name rond vertrouwelijke informatie of onderzoekresultaten die nog gepubliceerd moeten worden. Ook hierover moesten goede afspraken worden gemaakt. Toen er oplossingen besproken werden die technisch mogelijk waren bij vergelijkbare organisaties, vonden de afdelingen dat een goede oplossing. De toekomstige organisatie kan worden ingevuld op basis van het onderzoek naar opslagsystemen en de geïnventariseerde eisen van afdelingen. Problemen rondom openbaarmaking kunnen worden voorkomen door studenten een formulier mee te geven, waarop zaken vermeld staan die absoluut niet in een scriptie mogen staan. Dit voorkomt dat scripties verwijderd moeten worden uit de repository (database) van scripties, vervolgens aangepast moeten worden en opnieuw moeten worden ingeleverd. Ook gaven afdelingen aan graag nog een laatste check te kunnen doen, zodat onjuistheden of onduidelijkheden verbeterd kunnen worden in de scriptie. Hierna zijn de formulieren rondom openbaarmaking opgesteld. Er zijn drie opties voor scripties: -De scriptie wordt geheel openbaar gemaakt -Er wordt een geanonimiseerde versie van een scriptie openbaar gemaakt, waar de volledige versie bij de opdrachtgever blijft. Deze is toegankelijk door toestemming te vragen bij de opdrachtgever. -De scriptie wordt niet openbaar gemaakt, alleen de samenvatting van het onderzoek wordt online gezet. Hierdoor is het wel duidelijk wat voor onderzoek er plaats heeft gevonden in het UMCG en kan er alsnog kennis worden gedeeld. De scriptie kan worden gevonden door de opdrachtgever te benaderen. De student krijgt bij aanvang van zijn stage van het studentenbureau UMCG een aantal formulieren mee waarin staat wat er precies van hem/haar verwacht wordt. Hierbij hoort ook een formulier voor de opdrachtgever bij. De opdrachtgever tekent tijdens het stagetraject voor één van deze drie opties. Dit formulier moet vóór de scriptie worden ingeleverd bij het Studentenbureau UMCG. Een mooi moment hiervoor is na de check van de UMCG afdeling of de scriptie klopt. Wanneer de student klaar is met zijn/haar onderzoek, wordt de scriptie ingeleverd op een daarvoor bestemde website, dit heet ook wel het digitale inleverloket. Hij/zij levert de scriptie in volgens de gewenste manier en vult zelf de metadata in van zijn/haar scriptie; de student weet immers zelf het beste waar zijn/haar scriptie over gaat. Het Studentenbureau UMCG ontvangt dan een mailtje met de bevestiging dat de student zijn scriptie heeft ingeleverd. Er is gekozen voor het Studentenbureau UMCG als controlepunt, omdat zij het meeste zicht hebben op stagiairs in het UMCG. Immers, alle stagecontracten worden ingeleverd bij het Studentenbureau UMCG. Met behulp van nieuwe software, die hopelijk voor het nieuwe schooljaar 2009-2010 online is, is het makkelijk om studenten die binnenkomen te registreren en af te vinken wanneer zij hun scriptie hebben ingeleverd. De centrale medische bibliotheek (CMB) heeft toegezegd de opslag van scripties op zich te nemen. Ook maken zij het digitale inleverloket aan, waar de student zijn scriptie kan uploaden. De CMB catalogiseert vervolgens de binnengekomen scriptie en maakt deze toegankelijk op een bepaalde website. Deze website is alleen beschikbaar voor mensen in het UMCG. Belangstellenden van onderzoeken kunnen dan op deze site zoeken naar een bepaald onderwerp, waar dan de scriptie uit kan komen rollen. Er wordt zo effectief kennis gedeeld. Het is alleen noodzakelijk dat deze website voor mensen die geïnteresseerd zijn in UMCG onderzoeken bekend is, toegankelijk en overzichtelijk is en een aantrekkelijke lay-out heeft. Daarnaast moet de zoekfunctie voldoende kunnen bevredigen in de zoekresultaten. Het moet daarom mogelijk zijn om ook in samenvattingen te zoeken, of in scripties zelf. Dit is technisch mogelijk. Deze organisatie kan alleen standhouden als zij kan voldoen aan bovenstaande criteria, anders verdwijnt de belangstellende even snel als hij is gekomen en is het UMCG eigenlijk terug bij af.

Item Type:	Thesis (Thesis)
Supervisor name:	Pols, dr J. studentenbureau UMCG
Supervisor name:	Bakel drs. ing. J.G. van and Babois, drs. J.J. and Instituut voor Bedrijfskunde and Hanzehogeschool Groningen
Faculty:	Hanze University Groningen
Institute:	Instituut voor Bedrijfskunde
Date Deposited:	25 Jun 2020 10:50
Last Modified:	25 Jun 2020 10:50
URI:	https://umcg.studenttheses.ub.rug.nl/id/eprint/1111

Actions (login required)

View Item